情報共有やコミュニケーションの円滑化に役立つグループウェア。今回は、「コストを抑えてグループウェアを使ってみたい」という方向けに、グループウェアの基本知識から無料で使えるサービスまで、詳しく紹介します。 業務効率化業務効率化2017/08/30リモートワークやテレワークなど多様な働き方が普及につれて、社内コミュニケーションを活性化するために、オンラインでのコミュニケーションの重要性が高まっています。そこで今回は、おすすめのチャットツールやグループウェア、社内コミュニケーションツールをピックアップしてご紹介します。リモートワークやテレワークなど多様な働き方が普及すると、希薄になりがちな社内コミュニケーションを活性化させるために、ただ社内コミュニケーションの重要性は理解していても、そこで今回は、おすすめの社内コミュニケーションツールをピックアップしてご紹介します。目次社内コミュニケーションツールとは、これまでは社内メールといったコミュニケーションが主流だったものの、社内コミュニケーションツールのは、スピーディかつ気軽に情報共有でき、関連記事：HR総研がまとめた「社内コミュニケーションに関する調査」によると、さらに、社員が課題があると感じている社内環境は、また、社内におけるコミュニケーション手段で利用されているツールは、メールが普及するとともに対面でのコミュニケーションが減り、電子メールのなかには、社外からのメールも含まれます。社内コミュニケーションツールを活用することで、主に以下のようなメリットがあります。電子メールでももちろん可能ではありますが、チャットやグループ機能など活用次第で、電子メールだと定型文を使用するなど、形式的な連絡手段になりがちでした。対面など、実際にコミュニケーションをとる頻度が少なくなれば、自然と意思疎通がとりにくくなるでしょう。社内コミュニケーションツールを使えば、必要なとき、連絡できるときに受信・送信可能です。複数の社員が関わってプロジェクトが進行している場合、必要な状況に応じて連絡をするのは大変です。上記のさまざまな情報は、送信した時点ですべてリアルタイムに公開されます。電子メールなどでよくあるのが、メールの確認忘れですが、社内コミュニケーションが活発な職場は、職場の雰囲気がよくなります。社内コミュニケーションツールには、それぞれのサービスによって豊富な機能がそろっています。一般的なメールとは異なり、宛先の入力をすることなく1つの画面上で、会話形式でやりとりができます。チャット機能は1対1だけでなく、グループで利用することも可能です。音声通話やビデオ通話が可能です。WordやExcelなどのOfficeファイル、画像ファイルをグループチャット内にアップロードすることができます。メッセージが自分宛に届いた際、通知してくれる機能です。忘れずに対応してもらいたい作業について、依頼先の社員にタスクを作成することができます。ツール上で受送信したメッセージやチャット名など、検索することができます。ここで、おすすめの社内コミュニケーションツールをご紹介します。チャット機能を主体として、ビデオ通話機能・タスク管理機能・ファイル共有機能など、主な機能がそろったツール。 アメリカ発の社内SNSツールであり、chatworkと並び2大チャットツールとして知られています。Slackの機能でも特徴的なのがインテグレ―ション機能です。TeamHackの特徴は、タスクやドキュメントごとにタスク機能がついていることです。導入企業は2万社以上であり、多くの企業が利用しています。アクションリズム解析は、利用データをある一定期間解析し、それぞれの仕事における状況・リズムをチェックし、仕事への意欲などを判断します。上記でご紹介した各種ツールの関連記事：社内コミュニケーションツールは便利に活用できる反面、社内コミュニケーションツールは、非常に便利で柔軟に利用できます。社内コミュニケーションツールは、一部の部署だけでなく、全社一括で導入する場合がほとんどです。社内コミュニケーションツールに依存しすぎてしまい、関連記事：一方で、使い方をはじめ、現在使用しているツールと大きく異なる企業もあるでしょう。本記事で紹介したツールは、お試しで無料からはじめられるものもあります。ぜひ一度試してみてはいかがでしょうか。関連記事： 営業成果を高める あらゆる機能を提供＜1,000社、12,000商材の営業代行実績＞社内の報連相は組織として、トラブルなく活動していくために大切なことです。 一般的にホウレンソウとはホウ：報告、レン：連絡、ソウ：相談という意味を指します。報連相の意味をより具体的にすると以下のようになります。ビジネスの場において、ホウレンソウができずにトラブルに発展するケースは少なくありません。連絡が遅れたばかりに自社や顧客に損失を与えるということもあるのです。 迅速に報連相を行うために、最近ではアプリやツールを連絡手段として活用する企業も多くなりました。LINEやSkypeは流行りの通話アプリですが、他にもさまざまな種類があり利便性や機能に応じて使い分けられています。 多くの人が利用しているLINE。しかしLINEにもデメリットはあります。また、以前話題になったアカウントの乗っ取りや等のリスクもあるため、LINEが社内連絡に向いているのか疑問視している人もいます。機密事項が外部に漏れるリスクは無視できないためです。 世界中で使える連絡ツールのSkype。 フェイスブックも利用率の高いツールです。社内用のイベントや行事告知に活用でき、メッセージ機能でグループチャットにつなげることもできます。 最近ではアプリやツールを連絡手段として活用する企業も多くなりました。LINEやSkypeは流行りの通話アプリですが、他にもさまざまな種類があり利便性や機能に応じて使い分けられています。実際にどのような通話アプリや連絡ツールがあるのでしょう。 ■LINE多くの人が利用しているLINE。営業や外回りのビジネスパーソンが、社内連絡に利用している会社も多いです。グループ通話を活用すれば、外出先や出張先からでも会議や打ち合わせに参加することもできるようになります。 しかしLINEにもデメリットはあります。プライベート用のアカウントを仕事と併用にするケースが多く、休日や祝日なども関係なく会社に縛られていると感じてしまう可能性があるのです。またアカウントの乗っ取られてしまうリスクもあるため、LINEが社内連絡に向いているのか疑問視している人もいます。機密事項が外部に漏れるリスクは無視できないためです。 ■Skype世界中で使える連絡ツールのSkype。無料でチャットや通話が可能で、特別な設定が必要なくインストールすることで使用できる通話アプリです。テレビ電話としても使え、10人までなら同時に通話できるので電話会議にも利用できます。 ■フェイスブックフェイスブックも利用率の高いツールです。会社ではグループ機能を利用することで、公開するものと非公開のものを分けて管理することができるので便利です。社内用のイベントや行事告知に活用でき、メッセージ機能でグループチャットにつなげることもできます。 文字通りビジネス向けのチャットアプリで、最大14人のビデオ会議や通知機能がついておりタスク管理も可能です。基本無料で何より操作が簡単なので、初めての人でも比較的早く理解でき、使うことが可能です。（企業で使う場合ビジネスプラン月額2,000円など有料もあり）セキュリティ対策についても、会社の規模などプランを選ぶことができるので安心です。 電話番号が分かっていれば、全角で70文字程度のメッセージをおくることができます。連絡手段が多様化している今では利用は減っていると言われています。しかし、ショートメールにも魅力はあります。・使っているのがガラケーである会社支給の携帯がガラケーだという方も多いと思います。 Googleアカウントを持っていれば無料で使えるツールです。Googleではさまざまな優良ツールが無料で利用できるので、ぜひ使ってみてくださいね。 情報の共有を招待された人だけでできるグループチャットです。カレンダーやタスク管理など社内の業務管理ができて作業効率が上がります。PC・スマホだけでなくガラケーにも対応しています。そして基本無料で使えます。（300人以上登録するなど有料もあり） 今回は営業の社内連絡に活用できるアプリツールを紹介しました。LINEやSkypeは無料で利用でき、ビジネスにも活用できる代表的なアプリです。コミュニケーションを円滑にするためのアプリやツールはどんどん進化しているので、今後はさらに便利になっていくのでしょう。いずれにしても、状況や業務内容に応じてこれらの便利ツールを使いこなせば業務の効率化は必然です。 セレブリックスでは、営業を成功に導くためのポイントや、管理者のための組織改革など、営業パーソンに役立ち様々な資料を無料でダウンロードいただけます。詳細はこちら【関連コラム】※当コラムを「引用・転載」する場合には、引用元として記事のURLを明記いただければ幸いです。セレブリックスでは、営業ノウハウや最新トレンドなどを随時お届けしております。
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