Crew Blog：アプリ、ウェブサイト、ロゴなどなど、何かを作り始めるときに重要な役割を果たすのがプロジェクト概要説明書です。概要説明書は、明快、正確、簡潔でなければなりません。 頭の中でアイデアが浮かんだ瞬間から、概要説明書作りは始まっています。 頭の中でアイデアが浮かんだ瞬間から、概要説明書作りは始まっています。あとは、その思考を紙面にすればいいだけなのです。概要説明書とは、あなたを終着点に導くトレーニングプランだと思えばいいでしょう。ひとつひとつの細かいステップまで書く必要はありませんが、望み通りの結果が見えないときにいつでも戻れるようにしておかなければなりません。さらに、概要説明書を読むのは自分だけではありません。一緒に働く仲間がプロジェクト全体のビジョンを把握できるようにしておきましょう。プロダクトの最終的な姿だけでなく、そこに至るまでにすべきことが一目瞭然でなければなりません。それを明確にしておかなければ、物事が予想通りに進まなくても文句を言うことはできません。概要説明書は、簡潔なアウトラインだけのものから詳細な文書までさまざまです。どちらを選ぶかは、創造のプロセスをどの程度自分でコントロールしたいかにかかっています。以下に、2つの代表的な選択肢を紹介しましょう。プロジェクトメンバーにできるだけ多くの裁量を与えたければ、あまり具体的な指示で選択肢を狭めるのではなく、さまざまなルートを取りうるような、自由度の高い概要説明書を作るといいでしょう。たとえば、当社のウェブサイト｢crew.co｣のリデザインをしたとき、これまでに考えたことのないデザインコンセプトを試してみたかったので、｢ルーズ｣な概要説明書を作りました。ルーズな概要説明書とは、以下のようなものです。自社サイトcrew.coを、ホームページを皮切りに再設計する。変更できるのは、コピー、レイアウト、インテグレーションである。担当者は大幅な裁量をもってクリエイティブに取り組むことができる。最終プロダクトは、｢.psd｣で納品すること。最重要重要補助的この｢ルーズ｣な概要説明書の目標は、デザインの方向性に影響を及ぼさない範囲で、ホームページに用意すべき要素を説明することでした。概要で｢メンバーは大幅な裁量をもってクリエイティブに取り組むことができる｣と断っているのも、参考サイトへのリンクがないのもそのためです。私たち好みのスタイルを持つデザイナーを1人選び、方向性はすべてお任せしました。なぜなら、当社のデザインに対する新たな視点がほしかったから。細かい概要説明書で、可能性を狭めてたくはなかったのです。過去に同様のプロジェクトに取り組んだことがあり、顧客または何らかのデータのおかげでプロダクトのアイデアが明確な場合は、｢ルーズ｣なタイプの概要説明書で裁量を与えすぎるのは得策ではありません。そのような場合、より｢タイト｣な概要説明書を作って、プロジェクトに従事する専門家に、できるだけ明確な方向性を示す必要があります。この種の概要説明書の目的は、あなたの知識を共有すること。そうすることで、あなたのビジョンを実行に移すための正しい洞察力を、プロジェクトメンバーに持ってもらうのです。以下に、当社の｢How to Build an Online Business｣シリーズの設計開発のために作成した｢タイト｣な概要説明書を紹介しましょう。自社サイト｢crew.co｣において、ウェブサイトまたはアプリの構築に興味を持つ人々のために、プロセスを知るためのインタラクティブなガイドを提供する（デザイナーに送るべきもの、フィードバックの与え方など）。最初のガイドのコピーはおおむね準備ができており、さまざまな要素（定義、画像、埋め込み動画など）のHTML/CSSスタイル、およびレイアウトを作るフロントエンドのデザイナー／デベロッパーを探している。一貫性を保つため、当社サイトに既存の｢Stories｣セクションと同様のスタイルの使用が望ましい。当社ではOOCSSパターンを採用し、プリプロセッサにはSASSを使用している。コード納品後、当社のフロントエンドエンジニアが品質および一貫性を確認する。｢How to Build an Online Business｣には、すでに特定のスタイルがあったので、概要説明書に｢一貫性を保つため、当社サイトに既存の『Stories』セクションと同様のスタイルの使用が望ましい｣と記載しました。また開発環境については、CSSおよびJSファイルの圧縮・非圧縮バージョンでの納品やコードパターン（OOCSS）や望ましいプリプロセッサ（SASS）など、具体的な要件を記しました。｢タイト｣な概要説明書は、｢ルーズ｣な概要説明書よりも、細かく定義されたタスクの実行に焦点を当てています。概要説明書には、要件のほかに完成までのスケジュール、予算、支払い方法などを記すのが通常です。機能やデザイン要件が複雑なプロジェクトの場合、具体的な日付よりも、おおざっぱな時間的枠組みを見積もっておくのが適しています。たとえば、｢5月19日までに完了すること｣ではなく、｢約1カ月で完了することが望ましい｣といった具合です。機能の実行や整合にはたくさんの方法があり、それぞれの機能の構築にかかる時間は同じではありません。発注するアプリまたはウェブサイトに複雑な機能が含まれる場合、プロジェクト着手時に正確な納期を定めることは困難です。プロダクトのすべての機能と要素の整合性を取るためには、さまざまなルートを試す必要があるのです。納期に柔軟性がないままプロジェクトの進行に合わせて指示を出そうとすると、納期に間に合わせるために最終プロダクトの品質を犠牲にせざるをえなくなるでしょう。FacebookのデザイナーJulie Zhuoさんは、もう1つの手法が、3重の制約と呼ばれるもの。ビジネスの目標を達成するために、予算、範囲、納期を定める方法です。ただし、プロジェクトを成功させるには、多少の妥協も必要です。これをするためのもっとも簡単な方法は、プロジェクトにおいてフィックスする部分と、柔軟性を残す部分を決めておくこと。予算は固定なのか、ある程度はフレキシブルなのか。ローンチ日は決まっているのか。プロジェクトにとって何が欠かせないかを理解しておくことで、必要に迫られたときに何を犠牲にすべきかというタフな決断を下しやすくなるでしょう。多くの場合、影響力が大きいのはプロジェクト範囲です。多機能モバイルアプリや一から作るウェブアプリなどの大規模プロジェクトには、オープンなスケジュールとフレキシブルな予算が必要になることが多いでしょう。とはいえ、機能が比較的シンプルで明確に定義できる場合（｢パスワードを忘れたとき｣のような機能の追加やシングルページのウェブサイトのデザインなど）、納期を正確に定めることも可能です。プロダクトの初期バージョンにこだわり過ぎて、あらゆる機能を盛り込もうとしてしまいがちですが、長い目で見たときに、初期バージョンが最終バージョンになることはほとんどありません。たとえば、ロケーションチェックインアプリ｢Foursquare｣は最初の2年間で、何度もデザイン変更を繰り返しています。立ち上げ当初のデザインの大半は、Apple iOSにデフォルトの要素を使ったものでした。しかし、勢いを得るにつれて、少しずつ自社ブランドのUI要素や新機能を使い始めます。2011年中ごろには、iPhoneアプリ専属のUIおよびUXデザイナーを採用できるようになりました。これができたのは、Foursquareにとって時間が重要な要素だったからにほかなりません。デザインの範囲を犠牲にして、その分野で最初の企業になることを選んだのです。概要説明書には予算の概算を含むのが通常です。しかし、作業開始前にモバイルまたはウェブプロジェクトの見積もりを出すのは困難なので、最低でもある程度の幅を持たせることが必要になるでしょう。そうすることで、プロジェクトメンバー全員がある程度の予想ができるようになります。予算1万ドルのプロジェクトと1000ドルのプロジェクトでは、検討する内容が変わってくるものです。支払い条件は、お金の支払い方法を定めるものです。着手前に支払うこともあれば、プロジェクト完了時にパートごとに支払うこともあります。Crewでは、プロジェクトをいくつかのパートに分け、パートごとにスケジュールと予算を割り当てることを勧めています。たとえば、モバイルアプリのデザインプロジェクトなら、以下のようにタスクに応じて3段階に分ける方法があります。よい概要説明書は、プロジェクト全体の方向性を定めてくれます。地図と同じで、Googleマップのように曲がり角をすべて正確に指示するもよし、コンパスのようにルーズに方角のみを示し、探求の余地を残すのもよし。全体として成功する概要説明書は、ビジネス目標（サインアップ数を増やす、必要最低限機能を市場投入して需要を試すなど）と最良の決断を下すための情報を、作業に従事するメンバー全員に理解させられるものです。ウェブサイトやモバイルアプリプロジェクトを立ち上げたいなら、当社が概要説明書の作成をMichael Sacca（訳：堀込泰三）2,376円 GIZMODO MYLOHAS Sponsored roomie GIZMODO MYLOHAS copyright (c) mediagene, Inc. All Rights Reserved. 2018/04/14（最終更新日：2018/04/14） プロジェクトを始めるにあたって、プロジェクトメンバーの意思疎通や内容理解を深めるために欠かせないキックオフミーティング。 また、キックオフミーティングとは、発注者と受注者が仕事を始める前に初めて顔を合わせて行うミーティングでもある。 今回はプロジェクト成功の鍵でもあるキックオフミーティングの資料作成方法、ミーティングの進め方について解説していきたい。 そもそもキックオフミーティングの意味を理解している人はどれだけいるだろうか？ 似たような言葉として、「オリエン」と勘違いすることも多いだろう。 キックオフミーティングについて正しく理解するためにも、まずは「キックオフミーティング」と「オリエンテーション」の違いについてチェックしていきたい。 キックオフミーティングは、サッカーの試合開始時に使われる「キックオフ」と「ミーティング」を合わせた言葉。 また、会社の新年度一発目のミーティングや初回ミーティングもキックオフミーティングにあたる。「初回会議」や「決起集会」という言い方もされるだろう。 「オリエンテーション」の略で使用される つまり、キックオフミーティングの前段階で行われるミーティングのことだ。 キックオフミーティングの目的は、 キックオフミーティングでどれだけメンバーがプロジェクトを進行するにあたって内容を理解ができているかで、プロジェクトを円滑に進められるか否かが決まる。 キックオフミーティングで初めて顔を合わせる人もいるため、チームの一体感を生み出す絶好の機会ともいえるわけだ。 キックオフミーティングに欠かせない事前準備。これは主にミーティングのセッティングと資料作成の2つである。 キックオフミーティングは、プロジェクトや新年度のスタートに行うミーティングであるため、その他のミーティングに比べて参加人数が多い。 参加者にきちんとミーティング日時を知らせるためにも、キックオフミーティングの案内をしておこう。 ミーティングの案内ではミーティング日時を知らせるだけでなく、 事前にプロジェクトのテーマなどを共有しておくことで、キックオフミーティングに対する意識や理解度が高まる。 また、キックオフミーティングに参加するメンバーの検討もしておこう。 キックオフミーティングをスムーズに進めるのに必須であるのが、資料作成である。 資料作成を行うことで、ミーティングで共有すべきことや理解を深めるためにどういったトピックが必要か整理することができる。 パワーポイントの資料には、下記の項目を記載しよう。 資料にプロジェクトの全体像を文章や図を用いて可視化することで、メンバー各々がミーティング終了後からプロジェクトゴールに向かって走り出すことができる。 キックオフミーティングで説明をする際、進行役はパワーポイントで進めるのもよい。 しかし、パワーポイントだけでは要点のみの説明になってしまうため、それを補完するためにも詳細を記した紙媒体の資料を作成する必要がある。 キックオフミーティングで配布する紙の資料には、下記の8点を記載しよう。 キックオフミーテングの目次禄にあたる「アジェンダ」。 アジェンダには「X社A部長初めの挨拶、Z社B部長初めの挨拶、X社基本計画説明、質疑応答、Z社基本計画説明、質疑応答、C部長の終わりの挨拶」のように主要項目を書いていく。 主要項目に所要時間も書き加えると、参加者全員が時間を意識してキックオフミーティングを進めることができるだろう。 キックオフミーティングの出席者が着席する配置図を示す「座席表」。 キックオフでは、役職の高い人が出席して挨拶などを行う場合がある。席次マナーを考慮した上で、座席を組もう。 キックオフミーティング当日になって「誰がどこに座るんだ？」などと慌てないためにも、紙資料に座席表を書くことは必須である。 プロジェクトに参加するメンバーを紹介するための「ミーティング参加者名簿」。 ミーティング参加者名簿には「所属、氏名、担当役割」などを記載しよう。 「基本概要」には、プロジェクトが目指すものやプロジェクトを行う目的、概要を明示する。 基本概要ではプロジェクトの詳細を示す必要はないため、大事なポイントのみを紹介してほしい。 仕様設計から運用開始まで、プロジェクトの大まかなスケジュールやコストを表す「工程表」。 ミーティング後にそれぞれの部門ごと詳細のノルマや締め切りを組み立てていくため、工程表には細かな日程よりもプロジェクトを進行させるためのマイルストーンを記載することを意識するとよい。 マイルストーンに併せて、クリティカルとなる事項も書いておくのがベストだ。 フローチャート一枚分を目安に作成してみよう。 「プロジェクトの体制表」では、誰がリーダーで、誰が何を担当し、どのような連絡形態となっているかを示す。 プロジェクトメンバーの体制図には、メンバーへ期待することなどを明示しておくと全体の動きが見えやすくなるため、おすすめだ。 プロジェクトを滞らせないために重要なのが「連絡手段」。 ビジネスの基本「報連相」を徹底するためにも、「連絡体制」の項目で「案件ごとに連絡すべき担当者、連絡手段」をルールづけてほしい。 キックオフミーティングで出た疑問を消化するための時間である「質疑応答」。 質疑応答の際、ミーティングで用意した資料から派生した質問にも対応できるように、過去の資料や話し合い事項に関する資料を紙に記載しておこう。 「キックオフミーティング紙資料の記載項目①〜⑧」の8つの項目をカバーできていれば、ミーティングで用いる紙資料としては十分である。 プロジェクト説明時に欠かせないのが、プロジェクトの方向性である。 説明のポイントは、 参加者全員に誤解なく理解してもらうためには、誰にでもわかりやすい説明が必要だ。 シンプルにプロジェクトの方向性を示すことで、メンバーの目標設定や目的意識を明確にすることが可能になる。 キックオフミーティングにおける自己紹介は、プロジェクトに関わる全ての人たちの役割を把握する貴重な機会だ。 自己紹介といっても、名前と役職名を言うだけでなく、プロジェクトに期待することや貢献できることなどを簡単にスピーチするとより相互理解が深まるだろう。 また、自己紹介は重要な部分ではあるものの、あまり時間を取るほど優先順位は高くない。 一人30秒など時間を決めて、制限時間を資料に記載しておくといいだろう。 忘れてはいけないのが、質疑応答の時間である。 キックオフミーティングが終わってしまえば、なかなか自分の関わりのある上司以外の取引先の人や違う部署の人に質問する機会をとることができない。 そのため、必ず「質疑応答」の時間を設け、少しでも疑問に残っているポイントはこの時間に疑問解決してしまおう。 質問が出ない場合は、参加メンバーが発言しやすくなるように、進行役が感想などを求めてみるなど工夫してみてほしい。 また、 これまで、キックオフミーティングの進め方やポイントについて紹介してきた。 以下からは、キックオフミーティングを行う上でやってはいけないNGポイントを見ていきたい。 キックオフミーティングでは出席者が大人数になることも多いため、メンバー全員の出席を促すことに苦労するかもしれない。 しかし、「来れない人は、あとで共有しておけばいいや」と思っていると危険である。 キックオフミーティングは 全員が同じ方向を向き、一体感を出すためにも欠席者が出ないようにキックオフミーティングを手配しよう。 キックオフミーティングの準備段階で、プロジェクトに関わる各部署のリーダーもしくは重役の意志や決断を反映していない状態では、プロジェクトは失敗の一途を辿る。 リーダーや重役たちが、キックオフミーティングで初めてプロジェクトの内容を聞かされる……という事態を避けるためにも、上の立場の上司やリーダーには事前にプロジェクト概要の説明をしておこう。 上司やリーダーが理解なしの状態でミーティングに臨むと、プロジェクトが机上の空論で終わってしまいかねない。 キックオフミーティングの資料は、ミーティングを円滑に進め、ミーティングを有意義なものにするためのキーとなる。 キックオフミーティングを終えたあとでも、 プロジェクトを進めるときに、メンバーが考え込まなくてもゴールに向かって集中して進行できるように、細心の注意を払って資料作成しよう。 たった一日のミーティングのために、資料を作る時間がもったいない……という考えはやめよう。 キックオフミーティングでの初顔合わせがスムーズにいけば、お互いに好印象を抱き、今後の仕事がスムーズに実施できる。 本記事で紹介したトピックを一つひとつ丁寧にクリアをして、キックオフミーティングに臨もう。U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう引用・参考文献・参考URLの正しい書き方：プレゼン資料の「参考文献リスト」作成時の注意点とは？【敬語の意味･違い】承知しました/了解しました/かしこまりました/了承しました誠意が伝わる「謝罪文・お詫びメール」の書き方と例文8選｜件名・締め、社内・お客様など事例別【例文】初めての相手･取引先に好印象！ビジネスメールの挨拶文の書き方エアコンのタイマーが点滅しているとき何が起きている？ホリエモンチャンネルから人気記事をピックアップ堀江貴文が語る「新たな働き方」特集！ 日本の古い“ワークスタイル”に警鐘を鳴らす知っておきたいビジネスマンの基礎知識マナーを総まとめ！ ビジネスメールの送り方特集この夏は、マナーを守った挨拶を。丁寧な季節の挨拶の送り方とは大切な人に送りたい暑中見舞い特集“トレンド”を履きこなせ。人気沸騰中！ 今履きたい、コーデしたいスニーカー特集モテるビジネスマンはスーツ姿で魅せる。おしゃれなスーツのコーディネート特集！CATEGORYARCHIVESCOMPANY
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