I：依頼に対し検討してくれた事にお礼を申し上げる
ビジネスで先方からの要求を止むを得ずお断りするというのは、時に大変気を使うものです。メールでぐだぐだと理由を述べたら相手の感情を逆なでしそうだし、「できません」だけでは無礼だし…今回はそんな「お断りメール」の書き方・注意点について考えていきたいと思います。 IV：今後も変わらぬ付き合いを丁重にお願いする
それに、ギリギリまでよく検討した上でのお断りである可能性は高いです。考え方によっては、今後にしこりを残さぬ様ここであっさりと断りを受けいれておけば、その好印象から次回はまた違った要求を求めてくれるかも知れません。断念する事も、次のチャンスにつながる十分な要素になりうる事を頭においておきましょう。お断りに対する返信メールの書き方の基本的なポイントは
「相手にも不利益が生じる」
更に弊社での対応が間に合わずスケジュールが遅延すれば、御社の業務全体に悪い影響を与えてしまう懸念があります。私としましても御社にご迷惑をかけることは絶対に避けなくてはならないと考えておりますので、今回はご要望を見送らせていただきたくお願いする次第でございます。何卒ご理解とご了承賜りたく、また今後とも変わらずお付き合い頂けます様謹んでお願い申し上げます。』今度は逆に、こちらの要求を断られてしまった場合の返答について考えてみましょう。先でも触れた様に、要求を断るというのは、到底受けられない要求に対する返答なワケです。踏まえて、断られてしまったというのは、無茶難題までいかなくとも先方が飲み込み難い要求をしたという事であります。その点を大切に考え、誠意を持って返答しなくてはなりません。特に営業などにおいて、提案や要求を断られてしまうのは、会社にとっては勿論提案した個人的にもダメージは大きいです。「折角考えて提案したのに…」「絶対役に立てるのに…」そんな思いからついつい「もう一度よく考えて！」という内容のメールを送りたくなってしまいますが、ここはぐっと堪えて、断りを潔く受けましょう。先でも触れましたが、断りのメールを入れるのはとても勇気と思い切りがいりますよね。先方だって同じ事です。 II：次にお断りの旨と理由を提示←必ずしも具体的でなくて良い
ご連絡いただいたプロジェクトご提案依頼の件、誠にありがとうございます。
「こちらの利益がでない」
お客様をお断りするなんてとんでもない！ トラブルが多いのはお客様の過失ではなくあなたの力不足です。 私は営業の経験がありますが、どんなにクレームを受けようとお客様が快く納得するベテラン営業マンを何人か見てきました。やり方次第です。 結論から申し上げますと、やはり法令の問題で現状弊社側での専門スタッフ確保が難しい為、事案的に△△さま側のご負担（教育面など）が多く発生する事が判明致しました。 初回公開日：2017年03月18日更新日：2020年02月07日記載されている内容は2017年03月18日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。ビジネスで先方からの要求を止むを得ずお断りするというのは、時に大変気を使うものです。メールでぐだぐだと理由を述べたら相手の感情を逆なでしそうだし、「できません」だけでは無礼だし…今回はそんな「お断りメール」の書き方・注意点について考えていきたいと思います。目次お断りのメールとは先方からの申し出、依頼といった要望、要求などに対して、その意に添うことができない、辞退したい由を伝えるためのものです。 頂いたお断りメールに書かれていた事に対する受け身と捉えて問題ないでしょう。『平素はお世話になっております。 先日お願いを申し上げました件につきまして、御社〇〇様には大変ご尽力頂きまして誠にありがとうございました。 大変残念ではございますがご事情等も踏まえ、メールにてご返信いただきました事については承知いたしました。正直私どもといたしましても、いささか難しいだろうとは考えておりました。また御社にご迷惑をおかけすることは本意ではなく、今回の件はまた新ためて考えてみたいと思っております。 改めて厚かましいお願いをして、誠に申し訳ありませんでした。また、お忙しい中ご協力いただきましたこと、重ねてお礼申し上げます。 今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。』いかがでしたか？ビジネスにおける「お断り」というのは兎角労力を使いますよね。折角の相手の要望に応えられないもどかしさや先方への気まずさは、相手の期待を裏切る怖さもさる事ながら、真面目な人ほど自身の仕事に非力を覚えモチベーションも下がってしまいがちです。
「上から了承されない」
折角のご要望にお応えすることができず誠に心苦しいかぎりですが、事情御賢察の上ご了承頂けますよう何卒お願い申し上げます。』『日頃より､格別のお引き立てをありがとうございます。この度は弊社「○×」につきましての見積ご依頼をいただき、まことにありがとうございました。 折角のご依頼ですが、ご指示の納期内に弊社の力ではお引き受けすることが難しいと判断しました。 以上の項目で、概ねこの順番でセンテンスを組み立てていきましょう。頂いた要求を断るには何かと勇気がいりますが、断りの旨の意思表示はあいまいにせず、はっきりと相手側に伝えることが大切です。しかしこれによって相手との関係がギクシャクしては困りもの。言葉遣いには相当の注意が必要です。基本的には先方から要望頂いた旨に対しひとまず感謝の意を伝え、要求に添えないことを詫び、引き続き関係を継続したい由を伝えるようにしましょう。『平素は格別のご用命を賜り、厚く感謝申し上げます。株式会社〇〇 営業部の〜でございます。この度は〇〇に加え「△△」をご注文頂き、誠にありがとうございます。 しかしながら、△△はご好評につき生産が間に合わず現在品切れとなっており、お客様各位にお待ちいただいている状態でございます。
申し訳ございません。現状弊社では、新しい製品を扱う予定がございません。貴社とのお取引を開始するには、まだ弊社では力が及ばないというのが実情です。 なにとぞ事情ご高察のうえ、ご了承いただきますよう謹んでお願いいたします。 メールにて恐縮ですが、取り急ぎお詫びかたがたご返事まで申し上げます。』『日頃より､格別のお引き立てをありがとうございます。株式会社〇〇の〜でございます。 さて、この度はお食事会へのご招待を賜りまして、誠にありがとうございます。 しかしながら、弊社業務指針より、特定のお客様にご負担をかけぬ様指示がでており、今回はお断りさせて頂きたく、お心を無にするようなお返事となりますことをお許しください。普段よりお世話になっておりながらも心苦しいのですが、ご理解いただきますようお願い申し上げます。今後とも変わらぬお付き合いのほど何卒お願い致します。 取り急ぎ、ご返事まで申し上げます。』ビジネスでお断りをするのはメールでなくともなかなかに気を使いがちですが、無理に引き受けた結果、返って先方に迷惑をかけてしまう事を思えば初歩でしっかりとお断りする事は全然迷惑になりません。 という場合がほぼ全てであると思っても良いでしょう。ですので、こちらの都合はさておいても「無理強いしたところで良い結果が出なそうだ」という印象を、メールの文面に匂わせる事が大きなポイントとなります。『いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〜でございます。先日はご連絡いただき、誠にありがとうございました。さて、スタッフ増員の件で御社のご要望を弊社にて協議検討させていただきましたが、 この様な理由付けは「自分都合」の理由になってしまい返って相手の不快感や怒りをあおってしまいます。なので「相手の立場」に立った理由をうまく考えて使いましょう。「相手のデメリット」になるという事を前面に出すのです。相手の立場に立って上の理由に対処する場合は、以下の様な理由付けが出来ます。
ビジネスの「お断りメール」は相手を不快にさせないように書くポイントがあります。ここではお断りメールで気をつけるべき書き方のポイントや、提案や採用などを丁寧に断る時の例文を紹介します。お断りメールをもらった時の返信の例文も紹介しています。目次表情や声色が伝わらないメールでお断りを伝える際は、慎重に言葉を選ぶ必要があります。メールでは、特にネガティブな内容について単刀直入な言葉を並べると、相手に冷たく傲慢な印象を与えがちです。相手を不愉快な気持ちにさせず、次につなげる丁寧な「お断りメール」の書き方のポイントを紹介します。ネガティブなことを伝える時は、「お断りします」「できません」などの否定形の言葉ではなく、「ご要望に添いかねます」などの肯定形の言葉に言い換えるようにします。ただし、ビジネス取引の提案を辞退する時などは「辞退」という言葉を使って明瞭に意思を示した方がよい場合もあります。そのような時は「辞退させていただく」という謙譲の表現があります。理由を説明せずに断りの言葉のみの場合、受け取った側は納得できない思いが残ります。断る時は理由を簡潔に説明することが大切です。理由が説明できない場合でも、差しさわりのない理由を添えるのがマナーです。お断りを伝える時は、次のようなクッション表現を添えると断定的な表現にならず、ソフトに伝えることができます。断るにあたって、自分も残念な気持ちであることを添えて相手の気持ちに配慮します。好意のお誘いなどを断る時は、お詫びの形にすると角が立ちません。今回のお断りで関係が終わるのではなく、関係を良好に維持したい場合や、次の機会に繋げたい時は、代替案を提案したり、次の機会につなげる言葉で結びます。 但し、次の機会の可能性がなく取引の提案を断るような場合は、逆に期待を抱かせる表現は誤解のもととなるため、次回に繋げる言葉は添えないようにします。シンプルな結びの言葉は「以上、よろしくお願いいたします。」ですが、次のような締めくくりの言葉もあります。次にお断りメールの例文を紹介します。株式会社〇〇 △△事業部貴社ますますご清栄の段、お喜び申し上げます。貴意に添いかねる事情をご賢察のうえ、何卒ご了承くださいますよう、お願い申し上げます。（メール署名）※「ご賢察」とは、相手が推察することを敬って言う言葉で「お察しください」という意味です。〇〇△△様先日は、弊社採用試験にお越しいただきありがとうございました。（メール署名）〇〇株式会社 人事部〇〇大学△△学部の佐藤〇〇です。この度は、採用内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。（メール署名）次に「お断りメール」」を自分が受けた場合の返信の書き方と例文を紹介します。「お断りメール」をいただいた場合は、そのままにせず返信するのがマナーです。返信メールでは、検討し、返信してくれたことへの感謝の気持ちと、お断りの内容を了解したということ、必要であれば今後のおつきあいのお願いなどを簡潔に述べます。ビジネスの提案のお断りメールへの返信例文です。お世話になっております。「お断りメール」を書くときは、相手を不快にさせない表現を工夫することと、断る理由を必ず添えるのがマナーです。理由を具体的に書けない場合は、差しさわりのない表現を工夫してなんらかの理由を添えるようにします。面接の不採用の理由などについて詳しく書けない時は「厳正に審査した結果」などの表現があり、面接辞退の理由は「諸般の事情により」などとして詳しく書かない表現があります。「お断りメール」は紹介した書き方のポイントに従って丁寧に書き、一度書いたあとに相手の立場に立って読み返してみるとよいでしょう。©Copyright
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